校属各单位：

根据《中华人民共和国档案法》（2021年实施）、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》《湖南科技大学档案管理办法》等文件要求，为切实做好我校2023年度文件材料的归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各单位在2023年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。各单位归档范围具体参见档案馆网站首页“业务指导-归档范围-《必赢626net入口关于文件材料归档范围和档案保管期限的规定》”。

2.各单位2023年以前产生、“应归未归”的档案材料。

二、归档要求

1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作，各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的监督管理，档案员要切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。

3.各单位涉密文件材料（包括文件、科研、基建等材料）应按照学校保密工作要求，独立组卷，独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录，严禁与公开文件混合。相关目录应在涉密计算机上录入或下载打印空白表格后手写录入。

4.各单位须加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档，声像档案须标明时间、地点、人物、事件等。

5.所有纸质材料必须是原件，图片必须是原图。

6.移交手续：移交档案必须履行手续，填写《必赢626net入口文件材料移交（接、收）清单》（档案馆网页“下载专区”中），一式两份，交接双方签名盖章，双方各执一份。

三、归档时间

请各单位于2024年6月30日前完成归档文件材料的归档移交工作。

综合档案——党群、行政档案联系人：彭老师，电话：13786244566

其他综合档案联系人：张老师，电话：58290089

                                                                                                                                                                             必赢626net入口档案馆

                                                                                                                                                                                 2024年5月28日